1.1 LATAR BELAKANG
Pada era globalisasi, tingkat persaingan dalam berbagai bidang seperti ekonomi, politik serta kehidupan sosial di masyarakat semakin tinggi, maka industri dituntut untuk dapat mengatur sistem manajemennya ke arah yang lebih baik sehingga kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi. Perkembangan informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu usaha untuk menciptakan kemajuan di semua bidang yang diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan.
Perkembangan teknologi membawa manusia ke arah teknologi informasi yang berbasis komputerisasi. Komputer membantu mempercepat pengolahan data dalam memperoleh informasi salah satunya adalah di dalam sistem informasi yang terdapat dalam suatu perusahaan.
PT. Akur Pratama Yogya Sumber. Merupakan perusahaan ritel dengan format Supermaket dan Departement Store yang terletak di JL. Pangeran Cakrabuana Kemantren Kegiatan utama PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber adalah menjual berbagai barang kebutuhan masyarakat.
Kondisi penjualan barang pada saat puasa dan lebaran meningkat tajam. Disinilah persediaan barang sangat dibutuhkan agar permintaan konsumen dapat terpenuhi bila ada peningkatan penjualan yang tidak terduga.
Disaat barang datang sangat banyak, maka pengendalian persediaan pun harus berjalan dengan cepat dengan kesalahan yang minim. Salah satu kegiatan yang terdapat di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber. yaitu mengelola persediaan barang di bagian penyimpanan untuk menghadapi suatu kelangkaan disaat permintaan melonjak tinggi, pengelolaan data produk. Dari beberapa kekurangan yang terjadi di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber. yaitu dalam pengelolaan data barang , maka dibutuhkan sistem informasi yang cepat, dan dapat meminimalisir segala kesalahan dalam proses pengolahan persediaan barang .
Dengan adanya penelitian ini penulis berharap dapat merancang suatu sistem informasi yang sudah terkomputerisasi di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber agar dapat melakukan proses pengengontrolan dan pengolahan data lebih baik dalam mengolah data barang masuk dan keluar lebih khususnya di bidang pengolahan data persediaan barang.
Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis akan membuat sebuah Sistem Informasi dengan judul “ SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT.AKUR PRATAMA TOSERBA YOGYA SUMBER ”
1.1.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diidentifikasikan masalah antara lain adalah :
Pencatatan barang datang yang masuk maupun keluar dimasukkan ke dalam buku besar, Sehingga masih terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data barang.
1. Masih memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengecekan persediaan barang , karena masih dilakukan cara melihat langsung.
2. Pendataan barang datang ditulis manual dalam buku besar dan sering terjadi kesalahan penulisan, sehingga keakuratan datanya masih diragukan.
3. Media penyimpanan buku besar tidak tetap, sehingga menyulitkan proses pencarian data.
4. Penyimpanan faktur masih berceceran, sehingga mudah hilang saat di cari.
1.1.2 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan Identifikasi Masalah diatas, maka dalam memperjelas permasalahan dan pencarian solusi dari masalah yang dikaji, maka penulis membatasi masalah yang ada agar tidak meluas dan keluar dari pembahasan.
Adapun batasan masalahnya sebagai berikut:
1. Membahas proses pengolahan data persediaan barang di PT Akur Pratama Toserba Yogya Sumber.
2. Tidak membahas detail mengenai pencatatan keluar masuk barang.
3. Tidak membahas mengenai retur pengembalian barang rusak.
4. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan di bagian Gudang.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan penelitian ini, adapun tujuan tersebut adalah :
1. Untuk mengatasi terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data barang.
2. Dapat menghemat waktu proses pencarian data dan mengurangi biaya-biaya yang di keluarkan.
3. Keakuratan data dapat di percaya karena menggunakan komputer dalam proses pengolahan datanya.
4. Dengan menggunakan komputer memudahkan proses pencarian data.
5. Semua data barang masuk dan keluar, serta faktur di input kedalam komputer.
1.3 Manfaat Penulisan
Manfaat penelitian terbagi menjadi 4 bagian diantaranya sebagai berikut:
1. Bagi Penulis, agar dapat menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman sekaligus menerapkan teori yang didapat diperkuliahan dalam perusahaan ataupun di dunia kerja nantinya.
2. Bagi Perusahaan, dengan hasil ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan sistem informasi persediaan barang.
3. Bagi Pembaca, membantu peneliti lain yang ingin mengetahui bagaimana proses persediaan barang. Selain itu dapat dijadikan bahan referensi untuk perbaikan atau pengembangan bagi peneliti lain yang akan meneliti masalah yang sama.
4. Bagi Lembaga Pendidikan, dapat memberikan informasi terbaru bagi pengembangan ilmu Manajemen Informatika, terutama pada proses persediaan barang secara komputerisasi.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Latar Belakang Perusahaan
Paradigma yogya diartikan sebagai kerangka berfikir yogya mengandung nilai- nilai yang di kembangkan dari sejarah perusahaan dan dijunjung tinggi oleh karyawan di lingkungan perusahaan, serta dalam berinteraksi.
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Cikal bakal toserba yogya di awali oleh sebuah toko batik di JL. Achmad Yani ( Kosambi ) Bandung, dengan luas toko sekitar 100m2 dan karyawan berjumlah 8 orang. Toko batik yang di beri nama DJOCKJA ini di dirikan dan di kelola secara sederhana oleh Bapak Gondosasmito bersama keluarga. Pada tahun 1972, pengelolaan toko diserahkan kepada Bapak Boedi Siswanto Basuki dan Ibu Tina Handayani, dengan keuletan dan kerja keras dilakukan pembenahan, keinginan dan kebutuhan pelanggan dipenuhi, sehingga yang tadinya hanya toko batik, berubah menjadi toko kelontong. Nama DJOCKJA tetap di pertahankan, akan tetapi penulisannya diganti menjadi YOGYA.
Seiring dengan perkembangannya tanggal 28 oktober 1982 bertepatan dengan hari sumpah pemuda, dibuka cabang yang pertama di JL.Sunda no. 60 dengan luas toko 200m2 dengan 40 karyawan. Selanjutnya tanggal 28 oktober ditetapkan sebagai hari lahir Toserba Yogya. Selanjutnya pada tanggal 16 februari 2000, APRINDO melalui Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia, menganugrahkan APRINDO AWARD kepada Bapak Boedi Siswanto Basuki sebagai salah satu perintis Ritel di Indonesia. Kantor pusat Yogya awalnya berada di JL.Sunda no.83, seiring dengan perkembangan aktifitas perusahaan dan jumlah karyawan yang semakin bertambah, kantor pusat pindah menempati gedung baru yang lebih luas di jalan Soekarno – Hatta No. 236-238 Bandung, berdampingan dengan Distributor Centre (DC) yang telah ada sebelumnya Sementara gedung lama (Jalan Sunda No. 83) menjadi Yogya Learning Centre, yakni sebagai pusat kegiatan Direktorat HRD. Sampai dengan Juni 2013, Yogya Grup telah memiliki 76 Gerai Toserba Yogya dan Griya dan dikelompokan menjadi 7 Regional.
2.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT.Akur Pratama Toserba Yogya Sumber, dibentuk dengan maksud agar setiap pegawai bekerja dengan baik, efektif dan efisiensi serta berjalan dengan lancar. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan menyeluruh, perusahaan membentuk struktur organisasi sebagai alat bantu bagi pimpinan dalam mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan. Agar terdapat pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas dari setiap bagian, maka harus dibentuk pembagian kerja dan pengelompoknan kegiatan dan aktivitas ke dalam bagian-bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Wewenang
Dalam sebuah perusahaan baik swasta maupun BUMN harus memiliki aturan dan pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan oleh semua pegawai. Dan untuk lebih jelasnya berikut adalah susunan dan Deskripsi Tugas di PT Akur Pratama Toserba Yogya Sumber :
1. Store Manager
Tugas dan fungsi Store Manager :
• Bertanggung jawab terhadap cabang toko nya
• Meningkatkan omzet cabang took
• Memberi keputusan terhadap suatu permasalahan
2. Co Fashion
Tugas dan fungsi Co Fashion:
• bertanggung jawab di area fashion
• Mengontrol jalannya penjualan barang
• Memajukan penjualan,agar mencapai omzet
3. Co Supermarket
Tugas dan fungsi Co Supermarket yaitu :
• bertanggung jawab di area Supermarket
• mengontrol jalannya penjualan barang
• memajukan penjualan,agar mencapai omzet
4. Service Crew ( SC )
Tugas dan fungsi Service Crew ( Sc ) yaitu :
• Melayani konsumen
• Memajang barang
2.2 Landasan Teori dan Konsep
Landasan teori dan konsep mencakup beberapa hal yaitu :
• Pengertian penjualan, E-commerce, Internet, Web, Online
• Konsep dasar system
• Pengertian system
• Karakteristrik system
• Klasifikasi system
• Komponen system
2.2.1 Pengertian Penjualan, E-Commerce, Internet, Web, Online
• Penjualan merupakan suatu transaksi yang dilakukan oleh dua belah pihak atau lebih dengan menggunakan alat pembayaran yang sah, dengan penjualan juga merupakan salah satu sumber pendapatan seseorang atau perusahaan yang melakukan transaksi jual dan beli, dalam suatu perusahaan apabila semakin besar penjualan maka akan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh.
• Menurut Laudon & Laudon (1998), E-Commerce adalah suatu proses membeli dan menjual produk-produk secara elektronik oleh konsumen dan dari perusahaan ke perusahaan dengan computer sebagai perantara transaksi bisnis.
• Internet adalah rangkaian atau jaringan sejumlah komputer yang saling berhubungan. Internet berasal dari kata interconnected-networking. Internet merupakan jaringan global yang menghubungkan suatu jaringan (network) dengan jaringan lainnya di seluruh dunia. Media yang menghubungkan bisa berupa kabel, kanal satelit maupun frekuensi radio.
• Web adalah suatu program yang digunakan untuk menjelajahi dunia Internet atau untuk mencari informasi tentang suatu halaman web yang tersimpan di komputer.
• Online adalah sedang menggunakan jaringan, terhubung dalam jaringan, satu perangkat dengan perangkat lainnya yang terhubung sehingga bisa saling berkomunikasi.
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu dengan pendekatan:
a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu".
b. Komponen/elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.
2.2.2.1 Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :
Menurut Dr.Azhar Susanto (2007:18) Sistem adalah kumpulan dari suatu komponen, baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Sedangkan Sutanta (2003:54) mendefinisikan Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai satu tujuan.
Berdasarkan definisi di atas, bias diambil kesimpulan Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen / bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.2.2 Karakteristrik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3) Menjelaskan suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu memiliki komponen – komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (Environment), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Proses), sasaran (Objective), dan tujuan (Goal).
a. Komponen system
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagain - bagian dari sistem. Setiap subsitem mempunyai sifat - sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengarui suatu sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Sistem (environment)
Linkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).
d. penghubung Sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang masukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan subsistem yang lain atau kepada supersistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
2.2.2.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini.
a. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system atau man-machine system.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya didekteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Misalnya sistem pada komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
2.2.2.4 Komponen Sistem
Suatu sistem informasi menggunakan sumber orang/manusia (end user dan spesialis sistem informasi), sumber data, sumber hardware (mesin dan media), dan sumber software (program dan prosedur) untuk melakukan proses informasi yaitu input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Proses informasi merupakan suatu kegiatan yang mengubah sumber-sumber data ke dalam produk informasi. Jogiyanto (2005:34)
Terdapat empat konsep utama yang dapat digunakan pada semua jenis sistem informasi, yaitu:
a. Manusia, hardware, software dan data adalah empat sumber dasar dari sistem informasi
b. Sumber manusia terdiri dari end user (pengguna akhir) dan spesialis sistem informasi. Sumber hardware terdiri dari mesin dan media. Sumber software adalah program dan prosedur serta sumber data adalah data dan pengetahuan dasar.
c. Sumber data yang ada diolah oleh kegiatan proses informasi ke dalam berbagai produk informasi untuk end user.
d. Proses informasi terdiri dari input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kegiatan pemeriksaan.
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Konsep dasar informasi mencakup beberapa hal sebagai berikut :
• Pengertian Data dan Informasi
• Kualitas Informasi
• Informasi dan Tingkat Manajemen
2.2.3.1 Pengertian Data dan Informasi
Data adalah Deskripsi dari sesuatu kejadian yang kita hadapi, Representasi dunia nyata yg mewakili suatu obyek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dll yg direkam dlm bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Sedangkan pengertian informasi menurut para ahli adalah :
• GORDON B DAVIS
Informasi adalah data yang telah dirposes/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya
• ROBERT G. MURDICK
Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan
• RYMOND MC.LEOD
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang .
2.2.3.2 Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh hal-hal berikut ini :
• Relevan : Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima.
• Akurat : Informasi harus bebas dari kesalahan & tidak menyesatkan bagi yg menerima informasi tersebut.
• Tepat waktu : Informasi yg diterima harus tepat pd waktunya.
• Ekonomis : Informasi yg dihasilkan mempunyai manfaat yg lebih besar disbanding biaya mendapatkannya. Nilai informasi dpt ditaksir dengan nilai efektifitasnya.
2.2.3.3 Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkn berdasarkan penggunanya, yakni sebagai berikut:
a. Informasi Strategi
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun renana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan inroasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar sistem informasi mencakup beberapa hal sebagai berikut :
• Pengertian Sistem Informasi
• Detail Komponen Sistem Informasi
2.2.4.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Tafri D. Muhyuzir Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Atau dalam pengertian lainnya, Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
Sedangkan Menurut Gordon B. Davis Sistem Informasi adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis.
Dan menurut Tata Sutabri Sistem Informasi adalah Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.4.2 Detail Komponen Sistem Informasi
Detail komponen sistem informasi meliputi beberapa hal :
• Hardwere ( Perangkat Keras ) adalah komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik.
• Softwere (Perangkat Lunak) adalah data-data yang terdapat pada sebuah komputer yang doformat kemudian disimpan secara digital. Bisa dibilang bahwa Software merupakan komponen yang tidak terlihat secara fisik, tetapi terdapat dalam sebuah komputer.
• Data merupakan komponen dasar informasi yang akan di proses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
• Prosedur dokumentasi prosedur/ proses system, buku penuntun operasional ( aplikasi ) dan teknis.
• Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan system informasi seperti operator, pemimpin system informasi dan sebagainya.
2.2.5 Pengolahan Data
Dalam pengolahan data, mempunyai siklus pengolahan data, yang terdiri dari :
• Input
• Proses
• output
2.2.5.1 Siklus Pengolahan Data
Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yakni input, proses (pengolahan), dan output.
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data
• Input : Di dalam langkah ini data awal, atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.
• Proses : Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.
• Output : Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada penggunaan data tersebut untuk pengolahan selanjutnya.
2.2.6 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Diagram konteks memberikan batasan yang jelas mengenai besaran-besaran entitas yang berada diluar sistem yang sedang dibuat, artinya diagram ini mengggambarkan secara jelas batasan-batasan dari sebuah sistem yang sedang dibuat.
Diagram konteks bisa disebut dengan “Model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan masukan (input) dan keluaran (output) yang diidentifikasi dengan anak panah masuk dan keluar memperlihatkan sumber data”. (Roger S Pressman, 1997).
2.2.7 Diagram Alir Data
Diagram aliran data merupakan model dari system untuk menggambarkan pembagian system ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti system yang akan dikerjakan.
DAD menampilkan kegiatan system lengkap dengan komponen-komponen yang menunjukan secara tegas file-file yang dipakai, unsur sumber atau tujuan data, serta aliran data dari satu proses ke proses yang lainnya. Bagi user yang nonkomputer oriented ( yang pandangan terhadap teknik-teknik komputerisasinya masih sedikit ) akan lebih mudah memahami Bagan Arus Dokumen atau IDEF.
2.2.8 Bagan Alir ( FlowChart )
Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Ada dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, yaitu:
1. System Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam system dengan menunjukan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.
2. Program Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan symbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.
2.2.9 Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dapat disimpulkan menjadi beberapa elemen data dengan cara :
a. Menggambarkan atau mengartikan aliran datadari suatu penyimpanan data dalam DFD
b. Menjelaskan beberapa komponen dari beberapa kumpulan data yang mengalir.
c. Menjelaskan komponen yang tersimpan
d. Menentukan nilai dan satuan relevan dalam pembuatan data Flow Diagram dan menyimpan data.
e. Menggambarkan hubungan yang terfokus antara penyimpanan dalam suatu Data Flow Diagram.
2.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti : Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1. Satu ke satu (One to one) : Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2. Satu ke banyak (One to many) : Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke banyak (Many to many) : Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
2.2.11 Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2002: 54) :
a. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
b. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
c. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhada p kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
d. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
2.2.12 Relasi Antar Tabel
Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan, yaitu :
• One-To-One (1-1)
Mempunyai pengertian "Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi antara tabel mahasiswa dan tabel orang tua. Satu baris mahasiswa hanya berhubungan dengan satu baris orang tua begitu juga sebaliknya.
• One-To-Many (1-N)
Mempunyai pengertian "Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi perwalian antara tabel dosen dan tabel mahasiswa. Satu baris dosen atau satu dosen bisa berhubungan dengan satu baris atau lebih mahasiswa
• Many-To-Many (N-M)
Mempunyai pengertian "Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubugkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua". Artinya ada banyak baris di tabel satu dan tabel dua yang saling berhubungan satu sama lain. Contohnya : relasi antar tabel mahasiswa dan tabel mata kuliah. Satu baris mahasiswa bisa berhubungan dengan banyak baris mata kuliah begitu juga sebaliknya.
2.2.13 Basis Data ( Database )
Menurut “Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan kedalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus”.
2.2.14 Database Management System (DBMS)
Database Management System (DBMS) terdiri dari :
o Keuntungan DBMS
o Komponen utama DBMS
o Model Basis Data
2.2.14.1 Keuntungan DBMS
Keuntungan menggunakan DBMS:
a. Penggunaan Data Bersama (The Data Can Be Shared)
b. Mengurangi Kerangkapan Data (Redudancy Can Be Reduced)
c. Menghindari Ketidakkonsistenan Data (Inconsistency Can Be Avoided)
d. Integritas Data Terpelihara (Integrity Can Be Maintained)
e. Keamanan Terjamin (Security Can Be Enforced)
f. Kebutuhan User Yang Kompleks Dapat Teratasi (Balanced conflicting requirements).
g. Pelaksanaan Standarisasi (Standards Can Be Enforced)
h. Meningkatkan Produktivitas (Increased productivity)
i. Layanan Back up dan Recovery Semakin Baik (Improved backup and recovery services).
2.2.14.2 Komponen Utama DBMS
- Perangkat keras : DBMS dan program aplikasi memerlukan perangkat keras untuk menjalankannya. Perangkat keras terdiri dari komputer pribadi, sampai ke mainframe, atau suatu jaringan komputer.
- Perangkat lunak : Komponen Perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS dan program aplikasi, bersama-sama dengan sistem operasi, mencakup perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan pada suatu jaringan.
- Data : Bagi user komponen paling utama DBMS adalah adalah data. Data bertindak sebagai suatu jembatan antara komponen mesin dan komponen manusia. Database berisi kedua-duanya : data yang operasional dan meta-data.
- Prosedur : Prosedur memuat aturan-aturan untuk mendisain dan penggunaan database. Para pemakai sistem database memerlukan dokumentasi prosedur yang berisi cara menggunakan atau menjalankan sistem itu.
- Personil : Komponen terakhir adalah personil yang terlibat didalam system
2.2.14.3 Model Basis Data
Model basis data menyatakan hubungan antar rekaman yang tersimpan dalam basis data. Beberapa literatur menggunakan istilah struktur data logis untuk menyatakan keadaan ini. Model dasar yang paling umum ada 3 macam, yaitu :
• Model Hirarki
Model hirarki biasa disebut model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua – anak. Setiap simpul (biasa sinyatakan dengan lingkaran atau kotak) menyatakan sekumpulan medan. Simpul yang terhubung ke simpul pada level di bawahnya disebut orang tua.
• Model Jaringan
Model jaringan distandarisasi pada tahu 1971 oleh data base Task Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut model CODASYL (Conference on Data Systems Languages) , karena DBTG adalah bagian dari CODASYL. Model ini menyerupai model hirarki, dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memiliki lebih dari satu orang tua.
• Model Relasional
Model relasional merupakan model yang paling sederhana, sehingga mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, serta merupakan yang paling populer saat ini. Model ini menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dena menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain. DBMS yang bermodelkan relasional biasa disebut RDBMS (Relational Database Management System).
2.2.14.4 Macam- Macam Perintah DBMS
Macam-macam Perintah DBMS :
• Bahasa Definisi Data (Data Definition Language/ DDL)
DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan ileh administrator basis data (DBA) utnuk mendefinisikan skema ke DBMS. Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan hubungan data pada basis data Index merupakan suatu mekanisme yang lazim digunakan pada basis data, yang memungkinkan pengambilan data dapat dilakukan dengan cepat.
• Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation laguage/ DML)
DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengubah , mamnipulasi dan mengambil data pada basis data. Tindakan seperti menghapus, mengubah, dan mengambil data menjadi bagian dari DML. DML pada dasarnya dibagi menjadi dua :
• Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya.
• Nonprosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan, tetapi tidak perlu menyebutkan cara mendapatkannya.
• DQL ( Data Query Language) Query sesungguhnya berarti pertanyaan atau permintaan. Istilah ini tetap dipertahankan dalam bentuk asli, karena telah populer di kalangan pengguna DBMS di Indonesia.
2.3 Analisis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
2.3.1 Analisis Sistem yang berjalan
Analisis Sistem yang berjalan terdiri dari :
• Narasi persediaan barang di TOSERBA YOGYA SUMBER
• Flowmap system yang berjalan
• Analisis Permasalahn
2.3.1.1 Narasi Proses Persediaan Barang di Toserba Yogya Sumber
Analisis pengolahan barang di TOSERBA YOGYA SUMBER
1. Service crew : Service crew yang membutuhkan barang, mengisi form order barangy yang didalam nya di isi dengan keterangan tentang barang yang diminta, no, tanggal, departemen, brand, qty, Kemudian form order barang di berikan kepada STAF.
Respon : STAF menerima form order barang kemudian mengecek persediaan barang yang diperlukan.
Jika ya ada stok : STAF tidak memesan barang ke SUPPLIER
Jika tidak ada stok : STAF membuat surat pengajuan pemesan barang kepada SUPPLIER.
2. STAF : Memesan barang kepada SUPPLIER
Respon : SUPPLIER menerima surat pengajuan pemesanan.
3. SUPPLIER : mengirim barang pesanan dengan menyertai faktur
Respon : Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa mencocokan nya dengan faktur, selanjutnya menghitung dan memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang akan diterima dan memastikan barang sesuai pesanan.
4. Pelaksana gudang : Pelaksana gudang menerima, mengecek barang beserta faktur.
Jika barang dan faktur sesuai : pelaksana gudang menandatangani faktur,. Kemudian mencatat data yang ada di faktur berupa no faktur,tanggal, jumlah barang, nama supplier, ke dalam buku besar, serta membuat laporan barang masuk.
Jika barang dan faktur tidak sesuai : Faktur dikembalikan ke SUPPLI ER
Respon : pelaksana gudang kemudian memasukan barang ke gudang sebagai persediaan stok barang. Untuk kemudian di display oleh service crew .
5. Service crew : Mendisplay barang dengan mengisi form barang keluar. Kemudian mengumpulkan nota penjualan sebagai bukti laporan yang akan di berikan kepada STAF.
respon : STAF menerima laporan penjualan dari service crew .
6. STAF : Laporan penjualan diserahkan kepada SUPPLIER
Respon : SUPPLIER menerima laporan dan diarsipkan.
2.3.1.2 Flowmap Sistem Yang Berjalan
Gambar 2.5 Flowmap Sistem Yang Berjalan
2.3.1.3 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan yang akan di bahas dalam tugas akhir ini adalah system persediaan barang yang masih menggunakan system manual, seperti pada saat datang barang, data faktur masih di catat dalam buku besar, penyimpanan buku besar tidak teratur, masih berceceran, keluar masuk barang tidak terkontrol sehingga menyulitkan dalam pencarian barang, laporan omzet tidak akurat.
2.4 Sistem yang diusulkan
Sistem yang diusulkan dalam tugas akhir ini adalah membuat suatu system dengan komputerisasi, yang pada awalnya system yang berjalan dalam gudang menggunakan manual, data yang di dapat kurang akurat, sehingga dibuatlah suatu system dengan komputerisasi yang akan memudahkan terkontrolnya keluar masuk barang di gudang.
2.4.1 Perancangan system
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.
2.4.1.1 Flowmap Sistem Usulan
Gambar 2.6 Flowmap Sistem Usulan
2.4.1.2 Diagram Konteks
Gambar 2.5 Diagram Konteks
2.4.1.3 Kamus Data
1. Penjelasan Proses
a. Proses 1.0
Nama proses : Olah laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Informasi data laporan faktur
Ringkasan proses : Proses olah data faktur
b. Proses 2.0
Nama proses : Olah Data Barang Masuk
Masukan : Data barang Masuk
Keluaran : Informasi Data Barang Masuk
Ringkasan proses : Proses Olah Data Barang Masuk
Proses 3.0
Nama proses : Olah Data Stok Barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
c. Proses 4.0
Nama proses : Olah data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Proses olah data barang keluar
d. Proses 1.1
Nama proses : Olah data laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Informasi data laporan faktur
Ringkasan proses : Proses Olah data laporan faktur
e. Proses 1.2
Nama proses : Cetak laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Laporan faktur
Ringkasan proses : Proses cetak data laporan faktur
f. Proses 2.1
Nama proses : Olah data barang masuk
Masukan : Data barang masuk
Keluaran : Informasi data barang masuk
Ringkasan proses : Proses olah data barang masuk
g. Proses 2.2
Nama proses : Cetak laporan barang masuk
Masukan : Data barang masuk
Keluaran : Informasi data barang masuk
Ringkasan proses : Proses cetak laporan barang masuk
h. Proses 3.1
Nama proses : Olah data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
i. Proses 3.2
Nama proses : Cetak data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses cetak data stok barang
j. Proses 3.1
Nama proses : Olah data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
k. Proses 4.1
Nama proses : Olah data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Olah data barang keluar
l. Proses 4.2
Nama proses : Cetak data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Proses cetak data barang keluar
m. Proses 5.1
Nama proses : Olah Data laporan penjualan
Masukan : Data laporan penjulan
Keluaran : Informasi laporan penjulan
Ringkasan proses : Proses olah laporan penjualan
n. Proses 5.2
Nama proses : Cetak Data laporan penjualan
Masukan : Data laporan penjulan
Keluaran : Informasi laporan penjulan
Ringkasan proses : Proses cetal laporan penjualan
2.4.1.4 Aliran Data
Nama Aliran Data : Data Faktur
1. Dari proses : -
Ke proses : 1.0
Ringkasan proses : Data faktur berasal dari faktur yang diberi oleh supplier yang akan diolah di table data laporan faktur
2. Nama Aliran Data : Laporan Faktur
Dari proses : 1.0
Ke proses : 2 .0
Ringkasan proses : Laporan faktur berasal dari data laporan faktur yang diberi oleh supplier yang akan diolah di table data laporan faktur
3. Nama Aliran Data : Data Barang Masuk
Dari proses : -
Ke proses : 2.0
Ringkasan proses : Data barang masuk berasal dari data faktur
4. Nama Aliran Data : Data stok barang
Dari proses : -
Ke proses : 3.0
Ringkasan proses : Data stok barang berasal dari data barang masuk
5. Nama Aliran Data : Data barang keluar
Dari proses : -
Ke proses : 4.0
Ringkasan proses : Data barang keluar berasal dari data stok barang
6. Nama Aliran Data : Data laporan penjualan
Dari proses : -
Ke proses : 5.0
Ringkasan proses : Data laporan penjualan berasal dari nota penjualan
2.4.1.5 Data Storage
1. Nama simpanan data : Tabel data laporan faktur
Struktur data : id_masuk, plu, qty, harga,tanggal
2. Nama simpanan data : table data barang masuk
Struktur data : tanggal, plu, qty, harga
3. Nama simpanan data : table data stok barang
Struktur data : plu, jumlah_keluar, jumlah masuk
4. Nama simpanan data : table data barang keluar
Struktur data : tanggal, plu, qty,harga
5. Nama simpanan data : table data laporan penjualan
Struktur data : tanggal, no_nota,plu,harga, qty
2.4.1.6 Entitas
1. Nama entitas : service crew
Deskripsi : service crew adalah orang yang mengirim data order barang melalui staf
2. Nama entitas : staf
Deskripsi : staf adalah orang yang mengirim data pesanan barang ke suplier
3. Nama entitas : suplier
Deskripsi : supplier adalah orang yang mengirim faktur kepada pelaksana gudang
2.4.2 Perancangan Tabel
1. Tabel Supplier
Fungsi : Untuk menynimpan data Supplier
Primary Key : Kode_Supplier
Nama Field Key Type
Kode_Supplier * Text
Nama_Supplier Text
Alamat_Supplier Text
Tabel 2.11 Supplier
2. Tabel Faktur
Fungsi : Untuk menyimpan data Faktur
Primary Key : No_Faktur
Nama Field Key Type
No_Faktur * Text
Kode_Karyawan Text
Tanggal Date/Time
Kode_Admin Text
Tabel 2.12 Faktur
3. Tabel Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data Admin
Primary Key : Kode_Admin
Nama Field Key Type
Kode_Admin * Text
Nama Text
Password Text
Status Text
Tabel 2.13 Admin
4. Tabel Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data Barang
Primary Key : Kode_Barang
Nama Field Key Type
Kode_Barang * Text
Nama_Barang Text
Jumlah Text
Tabel 2.14 Barang
5. Tabel Barang Keluar
Fungsi : untuk menyimpan data barang keluar
Primary Key :
Nama Field Primary Key Type
No_Faktur Text
Kode_Barang Text
Jumlah_Ambil Text
Sisa Text
Tabel 2.15Barang Keluar
6. Tabel Karyawan
Fungsi : untuk menyimpan data karywan
Primary Key :
Nama Field Primary Key Type
Kode_Karyawan * Text
Nama_Karyawan Text
Bagian Text
Tabel 2.16 Karyawan
7. Tabel Barang Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data barang masuk
Primary Key : No_Masuk
Nama Field Primary Key Type
No_Masuk * Text
Tanggal_Masuk Date/Time
Kode_Supplier Text
Kode_Admin Text
Tabel 2.17Barang Masuk
8. Tabel Detail Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
Primary Key : No_Masuk
Nama Field Primary Key Type
*No_Masuk * Text
Kode_barang Text
Jumlah_masuk Text
Total_Jumlah Text
Tabel 2.18 Detail Barang Masuk
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Beberapa kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
1. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan Barang yang telah penulis buat dapat meminimalisir adanya kesalahan – kesalahan yang masih ada, sehingga bisa mempermudah dalam proses pengolahan data barang masuk dan keluar.
2. Dengan Sistem Informasi Persediaan Barang yang penulis buat, diharapkan dapat membantu dan mempermudah dalam mengecek data persediaan barang dan data barang tidak akan mudah hilang, dan data akan tersimpan selalu di database sistem informasi persediaan barang.
3. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan Barang, diharapkan dapat lebih cepat dalam proses pencarian data.
3.2 Saran
Dalam pelaksanaan tugas ini, penulis memberikan saran untuk pengembangan sistem informasi yang baru ini, diantaranya :
1. Penerapan system yang baru ini harus dilakukan perbandingan dengan system yang lama sehingga system yang baru akan terlihat kelebihannya jika dibandingkan dengan system yang lama.
2. Sistem yang dibuat penggunaanya hanya dalam satu komputer.
3. Tampilan program belum begitu formal untuk suatu perusahaan, diperlukan perubahan tampilan program.
DAFTAR PUSTAKA
Jogianto, Analisis Dan Desain, Andi,Yogyakarta, 2005
Al-Bahra bin Ladjamudin.B, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Tangerang, 2005.
Fathansyah,Basis Data Edisi Revisi, Informatika, Bandung, 2012.
Rony Setiawan.Microsoft Access 2007.Jakarta:2012
Nuriadin,S.Kom,Module Pemograman Visual II
Link Download PDF:
https://drive.google.com/open?id=0B6RNZhBuVsSuMnFSTmtnWGdJZVk
Read more ...
Pada era globalisasi, tingkat persaingan dalam berbagai bidang seperti ekonomi, politik serta kehidupan sosial di masyarakat semakin tinggi, maka industri dituntut untuk dapat mengatur sistem manajemennya ke arah yang lebih baik sehingga kebutuhan masyarakat dapat terpenuhi. Perkembangan informasi mempunyai peranan yang sangat penting dalam suatu usaha untuk menciptakan kemajuan di semua bidang yang diperuntukan bagi kepentingan manusia pada umumnya. Sistem informasi juga merupakan salah satu bagian penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktifitas, baik dalam memperoleh informasi, mengolah, dan mengunakan informasi tersebut terutama untuk kepentingan intern perusahaan.
Perkembangan teknologi membawa manusia ke arah teknologi informasi yang berbasis komputerisasi. Komputer membantu mempercepat pengolahan data dalam memperoleh informasi salah satunya adalah di dalam sistem informasi yang terdapat dalam suatu perusahaan.
PT. Akur Pratama Yogya Sumber. Merupakan perusahaan ritel dengan format Supermaket dan Departement Store yang terletak di JL. Pangeran Cakrabuana Kemantren Kegiatan utama PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber adalah menjual berbagai barang kebutuhan masyarakat.
Kondisi penjualan barang pada saat puasa dan lebaran meningkat tajam. Disinilah persediaan barang sangat dibutuhkan agar permintaan konsumen dapat terpenuhi bila ada peningkatan penjualan yang tidak terduga.
Disaat barang datang sangat banyak, maka pengendalian persediaan pun harus berjalan dengan cepat dengan kesalahan yang minim. Salah satu kegiatan yang terdapat di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber. yaitu mengelola persediaan barang di bagian penyimpanan untuk menghadapi suatu kelangkaan disaat permintaan melonjak tinggi, pengelolaan data produk. Dari beberapa kekurangan yang terjadi di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber. yaitu dalam pengelolaan data barang , maka dibutuhkan sistem informasi yang cepat, dan dapat meminimalisir segala kesalahan dalam proses pengolahan persediaan barang .
Dengan adanya penelitian ini penulis berharap dapat merancang suatu sistem informasi yang sudah terkomputerisasi di PT. Akur Pratama Toserba Yogya Sumber agar dapat melakukan proses pengengontrolan dan pengolahan data lebih baik dalam mengolah data barang masuk dan keluar lebih khususnya di bidang pengolahan data persediaan barang.
Oleh karena itu, berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis akan membuat sebuah Sistem Informasi dengan judul “ SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PT.AKUR PRATAMA TOSERBA YOGYA SUMBER ”
1.1.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat diidentifikasikan masalah antara lain adalah :
Pencatatan barang datang yang masuk maupun keluar dimasukkan ke dalam buku besar, Sehingga masih terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data barang.
1. Masih memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengecekan persediaan barang , karena masih dilakukan cara melihat langsung.
2. Pendataan barang datang ditulis manual dalam buku besar dan sering terjadi kesalahan penulisan, sehingga keakuratan datanya masih diragukan.
3. Media penyimpanan buku besar tidak tetap, sehingga menyulitkan proses pencarian data.
4. Penyimpanan faktur masih berceceran, sehingga mudah hilang saat di cari.
1.1.2 Batasan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan Identifikasi Masalah diatas, maka dalam memperjelas permasalahan dan pencarian solusi dari masalah yang dikaji, maka penulis membatasi masalah yang ada agar tidak meluas dan keluar dari pembahasan.
Adapun batasan masalahnya sebagai berikut:
1. Membahas proses pengolahan data persediaan barang di PT Akur Pratama Toserba Yogya Sumber.
2. Tidak membahas detail mengenai pencatatan keluar masuk barang.
3. Tidak membahas mengenai retur pengembalian barang rusak.
4. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan di bagian Gudang.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan penelitian ini, adapun tujuan tersebut adalah :
1. Untuk mengatasi terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data barang.
2. Dapat menghemat waktu proses pencarian data dan mengurangi biaya-biaya yang di keluarkan.
3. Keakuratan data dapat di percaya karena menggunakan komputer dalam proses pengolahan datanya.
4. Dengan menggunakan komputer memudahkan proses pencarian data.
5. Semua data barang masuk dan keluar, serta faktur di input kedalam komputer.
1.3 Manfaat Penulisan
Manfaat penelitian terbagi menjadi 4 bagian diantaranya sebagai berikut:
1. Bagi Penulis, agar dapat menambah ilmu pengetahuan dan pengalaman sekaligus menerapkan teori yang didapat diperkuliahan dalam perusahaan ataupun di dunia kerja nantinya.
2. Bagi Perusahaan, dengan hasil ini diharapkan dapat bermanfaat dan dijadikan bahan pertimbangan dalam upaya perbaikan masalah yang terkait dengan sistem informasi persediaan barang.
3. Bagi Pembaca, membantu peneliti lain yang ingin mengetahui bagaimana proses persediaan barang. Selain itu dapat dijadikan bahan referensi untuk perbaikan atau pengembangan bagi peneliti lain yang akan meneliti masalah yang sama.
4. Bagi Lembaga Pendidikan, dapat memberikan informasi terbaru bagi pengembangan ilmu Manajemen Informatika, terutama pada proses persediaan barang secara komputerisasi.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Latar Belakang Perusahaan
Paradigma yogya diartikan sebagai kerangka berfikir yogya mengandung nilai- nilai yang di kembangkan dari sejarah perusahaan dan dijunjung tinggi oleh karyawan di lingkungan perusahaan, serta dalam berinteraksi.
2.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Cikal bakal toserba yogya di awali oleh sebuah toko batik di JL. Achmad Yani ( Kosambi ) Bandung, dengan luas toko sekitar 100m2 dan karyawan berjumlah 8 orang. Toko batik yang di beri nama DJOCKJA ini di dirikan dan di kelola secara sederhana oleh Bapak Gondosasmito bersama keluarga. Pada tahun 1972, pengelolaan toko diserahkan kepada Bapak Boedi Siswanto Basuki dan Ibu Tina Handayani, dengan keuletan dan kerja keras dilakukan pembenahan, keinginan dan kebutuhan pelanggan dipenuhi, sehingga yang tadinya hanya toko batik, berubah menjadi toko kelontong. Nama DJOCKJA tetap di pertahankan, akan tetapi penulisannya diganti menjadi YOGYA.
Seiring dengan perkembangannya tanggal 28 oktober 1982 bertepatan dengan hari sumpah pemuda, dibuka cabang yang pertama di JL.Sunda no. 60 dengan luas toko 200m2 dengan 40 karyawan. Selanjutnya tanggal 28 oktober ditetapkan sebagai hari lahir Toserba Yogya. Selanjutnya pada tanggal 16 februari 2000, APRINDO melalui Menteri Perindustrian dan Perdagangan Republik Indonesia, menganugrahkan APRINDO AWARD kepada Bapak Boedi Siswanto Basuki sebagai salah satu perintis Ritel di Indonesia. Kantor pusat Yogya awalnya berada di JL.Sunda no.83, seiring dengan perkembangan aktifitas perusahaan dan jumlah karyawan yang semakin bertambah, kantor pusat pindah menempati gedung baru yang lebih luas di jalan Soekarno – Hatta No. 236-238 Bandung, berdampingan dengan Distributor Centre (DC) yang telah ada sebelumnya Sementara gedung lama (Jalan Sunda No. 83) menjadi Yogya Learning Centre, yakni sebagai pusat kegiatan Direktorat HRD. Sampai dengan Juni 2013, Yogya Grup telah memiliki 76 Gerai Toserba Yogya dan Griya dan dikelompokan menjadi 7 Regional.
2.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi PT.Akur Pratama Toserba Yogya Sumber, dibentuk dengan maksud agar setiap pegawai bekerja dengan baik, efektif dan efisiensi serta berjalan dengan lancar. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas dan menyeluruh, perusahaan membentuk struktur organisasi sebagai alat bantu bagi pimpinan dalam mengkoordinasikan semua kegiatan perusahaan. Agar terdapat pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang jelas dari setiap bagian, maka harus dibentuk pembagian kerja dan pengelompoknan kegiatan dan aktivitas ke dalam bagian-bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
2.1.3 Deskripsi Tugas dan Wewenang
Dalam sebuah perusahaan baik swasta maupun BUMN harus memiliki aturan dan pertanggungjawaban atas pekerjaan yang dilakukan oleh semua pegawai. Dan untuk lebih jelasnya berikut adalah susunan dan Deskripsi Tugas di PT Akur Pratama Toserba Yogya Sumber :
1. Store Manager
Tugas dan fungsi Store Manager :
• Bertanggung jawab terhadap cabang toko nya
• Meningkatkan omzet cabang took
• Memberi keputusan terhadap suatu permasalahan
2. Co Fashion
Tugas dan fungsi Co Fashion:
• bertanggung jawab di area fashion
• Mengontrol jalannya penjualan barang
• Memajukan penjualan,agar mencapai omzet
3. Co Supermarket
Tugas dan fungsi Co Supermarket yaitu :
• bertanggung jawab di area Supermarket
• mengontrol jalannya penjualan barang
• memajukan penjualan,agar mencapai omzet
4. Service Crew ( SC )
Tugas dan fungsi Service Crew ( Sc ) yaitu :
• Melayani konsumen
• Memajang barang
2.2 Landasan Teori dan Konsep
Landasan teori dan konsep mencakup beberapa hal yaitu :
• Pengertian penjualan, E-commerce, Internet, Web, Online
• Konsep dasar system
• Pengertian system
• Karakteristrik system
• Klasifikasi system
• Komponen system
2.2.1 Pengertian Penjualan, E-Commerce, Internet, Web, Online
• Penjualan merupakan suatu transaksi yang dilakukan oleh dua belah pihak atau lebih dengan menggunakan alat pembayaran yang sah, dengan penjualan juga merupakan salah satu sumber pendapatan seseorang atau perusahaan yang melakukan transaksi jual dan beli, dalam suatu perusahaan apabila semakin besar penjualan maka akan semakin besar pula pendapatan yang diperoleh.
• Menurut Laudon & Laudon (1998), E-Commerce adalah suatu proses membeli dan menjual produk-produk secara elektronik oleh konsumen dan dari perusahaan ke perusahaan dengan computer sebagai perantara transaksi bisnis.
• Internet adalah rangkaian atau jaringan sejumlah komputer yang saling berhubungan. Internet berasal dari kata interconnected-networking. Internet merupakan jaringan global yang menghubungkan suatu jaringan (network) dengan jaringan lainnya di seluruh dunia. Media yang menghubungkan bisa berupa kabel, kanal satelit maupun frekuensi radio.
• Web adalah suatu program yang digunakan untuk menjelajahi dunia Internet atau untuk mencari informasi tentang suatu halaman web yang tersimpan di komputer.
• Online adalah sedang menggunakan jaringan, terhubung dalam jaringan, satu perangkat dengan perangkat lainnya yang terhubung sehingga bisa saling berkomunikasi.
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya, yaitu dengan pendekatan:
a. Prosedur
Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu".
b. Komponen/elemen
Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.
2.2.2.1 Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem informasi, maka terlebih dahulu kita harus mengetahui tentang sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :
Menurut Dr.Azhar Susanto (2007:18) Sistem adalah kumpulan dari suatu komponen, baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
Sedangkan Sutanta (2003:54) mendefinisikan Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai satu tujuan.
Berdasarkan definisi di atas, bias diambil kesimpulan Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen / bagian-bagian yang saling berintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2.2.2 Karakteristrik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3) Menjelaskan suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu memiliki komponen – komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (Environment), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Proses), sasaran (Objective), dan tujuan (Goal).
a. Komponen system
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagain - bagian dari sistem. Setiap subsitem mempunyai sifat - sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengarui suatu sistem secara keseluruhan.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Sistem (environment)
Linkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).
d. penghubung Sistem (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung, Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input ) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang masukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan subsistem yang lain atau kepada supersistem.
g. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
2.2.2.3 Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini.
a. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system atau man-machine system.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya didekteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Misalnya sistem pada komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
2.2.2.4 Komponen Sistem
Suatu sistem informasi menggunakan sumber orang/manusia (end user dan spesialis sistem informasi), sumber data, sumber hardware (mesin dan media), dan sumber software (program dan prosedur) untuk melakukan proses informasi yaitu input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Proses informasi merupakan suatu kegiatan yang mengubah sumber-sumber data ke dalam produk informasi. Jogiyanto (2005:34)
Terdapat empat konsep utama yang dapat digunakan pada semua jenis sistem informasi, yaitu:
a. Manusia, hardware, software dan data adalah empat sumber dasar dari sistem informasi
b. Sumber manusia terdiri dari end user (pengguna akhir) dan spesialis sistem informasi. Sumber hardware terdiri dari mesin dan media. Sumber software adalah program dan prosedur serta sumber data adalah data dan pengetahuan dasar.
c. Sumber data yang ada diolah oleh kegiatan proses informasi ke dalam berbagai produk informasi untuk end user.
d. Proses informasi terdiri dari input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kegiatan pemeriksaan.
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Konsep dasar informasi mencakup beberapa hal sebagai berikut :
• Pengertian Data dan Informasi
• Kualitas Informasi
• Informasi dan Tingkat Manajemen
2.2.3.1 Pengertian Data dan Informasi
Data adalah Deskripsi dari sesuatu kejadian yang kita hadapi, Representasi dunia nyata yg mewakili suatu obyek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dll yg direkam dlm bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Sedangkan pengertian informasi menurut para ahli adalah :
• GORDON B DAVIS
Informasi adalah data yang telah dirposes/diolah ke dalam bentuk yang sangat berarti untuk penerimanya dan merupakan nilai yang sesungguhnya atau dipahami dalam tindakan atau keputusan yang sekarang atau nantinya
• ROBERT G. MURDICK
Informasi terdiri atas data yang telah didapatkan, diolah/diproses, atau sebaliknya yang digunakan untuk tujuan penjelasan/penerangan, uraian, atau sebagai sebuah dasar untuk pembuatan ramalan atau pembuatan keputusan
• RYMOND MC.LEOD
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang .
2.2.3.2 Kualitas Informasi
Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh hal-hal berikut ini :
• Relevan : Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima.
• Akurat : Informasi harus bebas dari kesalahan & tidak menyesatkan bagi yg menerima informasi tersebut.
• Tepat waktu : Informasi yg diterima harus tepat pd waktunya.
• Ekonomis : Informasi yg dihasilkan mempunyai manfaat yg lebih besar disbanding biaya mendapatkannya. Nilai informasi dpt ditaksir dengan nilai efektifitasnya.
2.2.3.3 Informasi dan Tingkat Manajemen
Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkn berdasarkan penggunanya, yakni sebagai berikut:
a. Informasi Strategi
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya.
b. Informasi Taktis
Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun renana-rencana penjualan.
c. Informasi Teknis
Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persediaan stock, retur penjualan dan laporan kas harian. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajemen, maka analisis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan inroasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.
2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Konsep dasar sistem informasi mencakup beberapa hal sebagai berikut :
• Pengertian Sistem Informasi
• Detail Komponen Sistem Informasi
2.2.4.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Tafri D. Muhyuzir Sistem Informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. Atau dalam pengertian lainnya, Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi.
Sedangkan Menurut Gordon B. Davis Sistem Informasi adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis.
Dan menurut Tata Sutabri Sistem Informasi adalah Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.4.2 Detail Komponen Sistem Informasi
Detail komponen sistem informasi meliputi beberapa hal :
• Hardwere ( Perangkat Keras ) adalah komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik.
• Softwere (Perangkat Lunak) adalah data-data yang terdapat pada sebuah komputer yang doformat kemudian disimpan secara digital. Bisa dibilang bahwa Software merupakan komponen yang tidak terlihat secara fisik, tetapi terdapat dalam sebuah komputer.
• Data merupakan komponen dasar informasi yang akan di proses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.
• Prosedur dokumentasi prosedur/ proses system, buku penuntun operasional ( aplikasi ) dan teknis.
• Manusia adalah mereka yang terlibat dalam kegiatan system informasi seperti operator, pemimpin system informasi dan sebagainya.
2.2.5 Pengolahan Data
Dalam pengolahan data, mempunyai siklus pengolahan data, yang terdiri dari :
• Input
• Proses
• output
2.2.5.1 Siklus Pengolahan Data
Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yakni input, proses (pengolahan), dan output.
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data
• Input : Di dalam langkah ini data awal, atau data input, disiapkan dalam beberapa bentuk yang sesuai untuk keperluan pengolahan. Bentuk tersebut akan bergantung pada pengolahan mesin.
• Proses : Pada langkah ini data input diubah, dan biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data dalam bentuk yang lebih dapat digunakan. Langkah pengolahan ini biasanya meliputi sederet operasi pengolahan dasar tertentu.
• Output : Pada langkah ini hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan. Bentuk data output tergantung pada penggunaan data tersebut untuk pengolahan selanjutnya.
2.2.6 Diagram Konteks
Diagram konteks adalah arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut. Diagram konteks memberikan batasan yang jelas mengenai besaran-besaran entitas yang berada diluar sistem yang sedang dibuat, artinya diagram ini mengggambarkan secara jelas batasan-batasan dari sebuah sistem yang sedang dibuat.
Diagram konteks bisa disebut dengan “Model sistem pokok (fundamental system model) mewakili keseluruhan elemen software dengan masukan (input) dan keluaran (output) yang diidentifikasi dengan anak panah masuk dan keluar memperlihatkan sumber data”. (Roger S Pressman, 1997).
2.2.7 Diagram Alir Data
Diagram aliran data merupakan model dari system untuk menggambarkan pembagian system ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang computer untuk mengerti system yang akan dikerjakan.
DAD menampilkan kegiatan system lengkap dengan komponen-komponen yang menunjukan secara tegas file-file yang dipakai, unsur sumber atau tujuan data, serta aliran data dari satu proses ke proses yang lainnya. Bagi user yang nonkomputer oriented ( yang pandangan terhadap teknik-teknik komputerisasinya masih sedikit ) akan lebih mudah memahami Bagan Arus Dokumen atau IDEF.
2.2.8 Bagan Alir ( FlowChart )
Flowchart atau diagram alir merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut.
Ada dua macam flowchart yang menggambarkan proses dengan komputer, yaitu:
1. System Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan proses dalam system dengan menunjukan alat media input, output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.
2. Program Flowchart
Bagan yang memperlihatkan urutan instruksi yang digambarkan dengan symbol tertentu untuk memecahkan masalah dalam suatu program.
2.2.9 Kamus Data
Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan kamus data analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Pada tahap analisis sistem, kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sitem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir ke sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem.
Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dapat disimpulkan menjadi beberapa elemen data dengan cara :
a. Menggambarkan atau mengartikan aliran datadari suatu penyimpanan data dalam DFD
b. Menjelaskan beberapa komponen dari beberapa kumpulan data yang mengalir.
c. Menjelaskan komponen yang tersimpan
d. Menentukan nilai dan satuan relevan dalam pembuatan data Flow Diagram dan menyimpan data.
e. Menggambarkan hubungan yang terfokus antara penyimpanan dalam suatu Data Flow Diagram.
2.2.10 Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti : Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang.
b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.
c. Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu (Abdul Kadir, 2002: 48) :
1. Satu ke satu (One to one) : Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.
2. Satu ke banyak (One to many) : Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
3. Banyak ke banyak (Many to many) : Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B.
2.2.11 Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut (Abdul Kadir, 2002: 52). Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel-tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut (Abdul Kadir, 2002: 54) :
a. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
b. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
c. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhada p kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
d. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
2.2.12 Relasi Antar Tabel
Relasi adalah hubungan antara tabel yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata. Relasi merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan lainnya yang mempresentasikan hubungan antar objek di dunia nyata dan berfungsi untuk mengatur mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakup 3 macam hubungan, yaitu :
• One-To-One (1-1)
Mempunyai pengertian "Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi antara tabel mahasiswa dan tabel orang tua. Satu baris mahasiswa hanya berhubungan dengan satu baris orang tua begitu juga sebaliknya.
• One-To-Many (1-N)
Mempunyai pengertian "Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua". Contohnya : relasi perwalian antara tabel dosen dan tabel mahasiswa. Satu baris dosen atau satu dosen bisa berhubungan dengan satu baris atau lebih mahasiswa
• Many-To-Many (N-M)
Mempunyai pengertian "Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubugkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua". Artinya ada banyak baris di tabel satu dan tabel dua yang saling berhubungan satu sama lain. Contohnya : relasi antar tabel mahasiswa dan tabel mata kuliah. Satu baris mahasiswa bisa berhubungan dengan banyak baris mata kuliah begitu juga sebaliknya.
2.2.13 Basis Data ( Database )
Menurut “Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Informasi adalah sesuatu yang kita gunakan sehari-hari untuk berbagai alasan. Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisasi. Setelah data disimpan, informasi harus mudah diambil. Kriteria dapat digunakan untuk mengambil informasi. Cara data disimpan dalam basisdata menentukan seberapa mudah mencari informasi berdasarkan banyak kriteria. Data pun harus mudah ditambahkan kedalam basisdata, dimodifikasi, dan dihapus”.
2.2.14 Database Management System (DBMS)
Database Management System (DBMS) terdiri dari :
o Keuntungan DBMS
o Komponen utama DBMS
o Model Basis Data
2.2.14.1 Keuntungan DBMS
Keuntungan menggunakan DBMS:
a. Penggunaan Data Bersama (The Data Can Be Shared)
b. Mengurangi Kerangkapan Data (Redudancy Can Be Reduced)
c. Menghindari Ketidakkonsistenan Data (Inconsistency Can Be Avoided)
d. Integritas Data Terpelihara (Integrity Can Be Maintained)
e. Keamanan Terjamin (Security Can Be Enforced)
f. Kebutuhan User Yang Kompleks Dapat Teratasi (Balanced conflicting requirements).
g. Pelaksanaan Standarisasi (Standards Can Be Enforced)
h. Meningkatkan Produktivitas (Increased productivity)
i. Layanan Back up dan Recovery Semakin Baik (Improved backup and recovery services).
2.2.14.2 Komponen Utama DBMS
- Perangkat keras : DBMS dan program aplikasi memerlukan perangkat keras untuk menjalankannya. Perangkat keras terdiri dari komputer pribadi, sampai ke mainframe, atau suatu jaringan komputer.
- Perangkat lunak : Komponen Perangkat lunak terdiri dari perangkat lunak DBMS dan program aplikasi, bersama-sama dengan sistem operasi, mencakup perangkat lunak jaringan jika DBMS digunakan pada suatu jaringan.
- Data : Bagi user komponen paling utama DBMS adalah adalah data. Data bertindak sebagai suatu jembatan antara komponen mesin dan komponen manusia. Database berisi kedua-duanya : data yang operasional dan meta-data.
- Prosedur : Prosedur memuat aturan-aturan untuk mendisain dan penggunaan database. Para pemakai sistem database memerlukan dokumentasi prosedur yang berisi cara menggunakan atau menjalankan sistem itu.
- Personil : Komponen terakhir adalah personil yang terlibat didalam system
2.2.14.3 Model Basis Data
Model basis data menyatakan hubungan antar rekaman yang tersimpan dalam basis data. Beberapa literatur menggunakan istilah struktur data logis untuk menyatakan keadaan ini. Model dasar yang paling umum ada 3 macam, yaitu :
• Model Hirarki
Model hirarki biasa disebut model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua – anak. Setiap simpul (biasa sinyatakan dengan lingkaran atau kotak) menyatakan sekumpulan medan. Simpul yang terhubung ke simpul pada level di bawahnya disebut orang tua.
• Model Jaringan
Model jaringan distandarisasi pada tahu 1971 oleh data base Task Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut model CODASYL (Conference on Data Systems Languages) , karena DBTG adalah bagian dari CODASYL. Model ini menyerupai model hirarki, dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memiliki lebih dari satu orang tua.
• Model Relasional
Model relasional merupakan model yang paling sederhana, sehingga mudah digunakan dan dipahami oleh pengguna, serta merupakan yang paling populer saat ini. Model ini menggunakan sekumpulan tabel berdimensi dua (yang disebut relasi atau tabel), dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau baris dan atribut. Relasi dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghilangkan kemubaziran data dena menggunakan kunci tamu untuk berhubungan dengan relasi lain. DBMS yang bermodelkan relasional biasa disebut RDBMS (Relational Database Management System).
2.2.14.4 Macam- Macam Perintah DBMS
Macam-macam Perintah DBMS :
• Bahasa Definisi Data (Data Definition Language/ DDL)
DDL adalah perintah-perintah yang biasa digunakan ileh administrator basis data (DBA) utnuk mendefinisikan skema ke DBMS. Skema adalah deskripsi lengkap tentang struktur medan, rekaman, dan hubungan data pada basis data Index merupakan suatu mekanisme yang lazim digunakan pada basis data, yang memungkinkan pengambilan data dapat dilakukan dengan cepat.
• Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation laguage/ DML)
DML adalah perintah-perintah yang digunakan untuk mengubah , mamnipulasi dan mengambil data pada basis data. Tindakan seperti menghapus, mengubah, dan mengambil data menjadi bagian dari DML. DML pada dasarnya dibagi menjadi dua :
• Prosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana cara mendapatkannya.
• Nonprosedural, yang menuntut pengguna menentukan data apa saja yang diperlukan, tetapi tidak perlu menyebutkan cara mendapatkannya.
• DQL ( Data Query Language) Query sesungguhnya berarti pertanyaan atau permintaan. Istilah ini tetap dipertahankan dalam bentuk asli, karena telah populer di kalangan pengguna DBMS di Indonesia.
2.3 Analisis Sistem
Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
2.3.1 Analisis Sistem yang berjalan
Analisis Sistem yang berjalan terdiri dari :
• Narasi persediaan barang di TOSERBA YOGYA SUMBER
• Flowmap system yang berjalan
• Analisis Permasalahn
2.3.1.1 Narasi Proses Persediaan Barang di Toserba Yogya Sumber
Analisis pengolahan barang di TOSERBA YOGYA SUMBER
1. Service crew : Service crew yang membutuhkan barang, mengisi form order barangy yang didalam nya di isi dengan keterangan tentang barang yang diminta, no, tanggal, departemen, brand, qty, Kemudian form order barang di berikan kepada STAF.
Respon : STAF menerima form order barang kemudian mengecek persediaan barang yang diperlukan.
Jika ya ada stok : STAF tidak memesan barang ke SUPPLIER
Jika tidak ada stok : STAF membuat surat pengajuan pemesan barang kepada SUPPLIER.
2. STAF : Memesan barang kepada SUPPLIER
Respon : SUPPLIER menerima surat pengajuan pemesanan.
3. SUPPLIER : mengirim barang pesanan dengan menyertai faktur
Respon : Sebelum barang masuk ke gudang terlebih dahulu diperiksa mencocokan nya dengan faktur, selanjutnya menghitung dan memeriksa kualitas dan kuantitas barang yang akan diterima dan memastikan barang sesuai pesanan.
4. Pelaksana gudang : Pelaksana gudang menerima, mengecek barang beserta faktur.
Jika barang dan faktur sesuai : pelaksana gudang menandatangani faktur,. Kemudian mencatat data yang ada di faktur berupa no faktur,tanggal, jumlah barang, nama supplier, ke dalam buku besar, serta membuat laporan barang masuk.
Jika barang dan faktur tidak sesuai : Faktur dikembalikan ke SUPPLI ER
Respon : pelaksana gudang kemudian memasukan barang ke gudang sebagai persediaan stok barang. Untuk kemudian di display oleh service crew .
5. Service crew : Mendisplay barang dengan mengisi form barang keluar. Kemudian mengumpulkan nota penjualan sebagai bukti laporan yang akan di berikan kepada STAF.
respon : STAF menerima laporan penjualan dari service crew .
6. STAF : Laporan penjualan diserahkan kepada SUPPLIER
Respon : SUPPLIER menerima laporan dan diarsipkan.
2.3.1.2 Flowmap Sistem Yang Berjalan
Gambar 2.5 Flowmap Sistem Yang Berjalan
2.3.1.3 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahan yang akan di bahas dalam tugas akhir ini adalah system persediaan barang yang masih menggunakan system manual, seperti pada saat datang barang, data faktur masih di catat dalam buku besar, penyimpanan buku besar tidak teratur, masih berceceran, keluar masuk barang tidak terkontrol sehingga menyulitkan dalam pencarian barang, laporan omzet tidak akurat.
2.4 Sistem yang diusulkan
Sistem yang diusulkan dalam tugas akhir ini adalah membuat suatu system dengan komputerisasi, yang pada awalnya system yang berjalan dalam gudang menggunakan manual, data yang di dapat kurang akurat, sehingga dibuatlah suatu system dengan komputerisasi yang akan memudahkan terkontrolnya keluar masuk barang di gudang.
2.4.1 Perancangan system
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.
2.4.1.1 Flowmap Sistem Usulan
Gambar 2.6 Flowmap Sistem Usulan
2.4.1.2 Diagram Konteks
Gambar 2.5 Diagram Konteks
2.4.1.3 Kamus Data
1. Penjelasan Proses
a. Proses 1.0
Nama proses : Olah laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Informasi data laporan faktur
Ringkasan proses : Proses olah data faktur
b. Proses 2.0
Nama proses : Olah Data Barang Masuk
Masukan : Data barang Masuk
Keluaran : Informasi Data Barang Masuk
Ringkasan proses : Proses Olah Data Barang Masuk
Proses 3.0
Nama proses : Olah Data Stok Barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
c. Proses 4.0
Nama proses : Olah data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Proses olah data barang keluar
d. Proses 1.1
Nama proses : Olah data laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Informasi data laporan faktur
Ringkasan proses : Proses Olah data laporan faktur
e. Proses 1.2
Nama proses : Cetak laporan faktur
Masukan : Data faktur
Keluaran : Laporan faktur
Ringkasan proses : Proses cetak data laporan faktur
f. Proses 2.1
Nama proses : Olah data barang masuk
Masukan : Data barang masuk
Keluaran : Informasi data barang masuk
Ringkasan proses : Proses olah data barang masuk
g. Proses 2.2
Nama proses : Cetak laporan barang masuk
Masukan : Data barang masuk
Keluaran : Informasi data barang masuk
Ringkasan proses : Proses cetak laporan barang masuk
h. Proses 3.1
Nama proses : Olah data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
i. Proses 3.2
Nama proses : Cetak data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses cetak data stok barang
j. Proses 3.1
Nama proses : Olah data stok barang
Masukan : Data stok barang
Keluaran : Informasi data stok barang
Ringkasan proses : Proses olah data stok barang
k. Proses 4.1
Nama proses : Olah data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Olah data barang keluar
l. Proses 4.2
Nama proses : Cetak data barang keluar
Masukan : Data barang keluar
Keluaran : Informasi data barang keluar
Ringkasan proses : Proses cetak data barang keluar
m. Proses 5.1
Nama proses : Olah Data laporan penjualan
Masukan : Data laporan penjulan
Keluaran : Informasi laporan penjulan
Ringkasan proses : Proses olah laporan penjualan
n. Proses 5.2
Nama proses : Cetak Data laporan penjualan
Masukan : Data laporan penjulan
Keluaran : Informasi laporan penjulan
Ringkasan proses : Proses cetal laporan penjualan
2.4.1.4 Aliran Data
Nama Aliran Data : Data Faktur
1. Dari proses : -
Ke proses : 1.0
Ringkasan proses : Data faktur berasal dari faktur yang diberi oleh supplier yang akan diolah di table data laporan faktur
2. Nama Aliran Data : Laporan Faktur
Dari proses : 1.0
Ke proses : 2 .0
Ringkasan proses : Laporan faktur berasal dari data laporan faktur yang diberi oleh supplier yang akan diolah di table data laporan faktur
3. Nama Aliran Data : Data Barang Masuk
Dari proses : -
Ke proses : 2.0
Ringkasan proses : Data barang masuk berasal dari data faktur
4. Nama Aliran Data : Data stok barang
Dari proses : -
Ke proses : 3.0
Ringkasan proses : Data stok barang berasal dari data barang masuk
5. Nama Aliran Data : Data barang keluar
Dari proses : -
Ke proses : 4.0
Ringkasan proses : Data barang keluar berasal dari data stok barang
6. Nama Aliran Data : Data laporan penjualan
Dari proses : -
Ke proses : 5.0
Ringkasan proses : Data laporan penjualan berasal dari nota penjualan
2.4.1.5 Data Storage
1. Nama simpanan data : Tabel data laporan faktur
Struktur data : id_masuk, plu, qty, harga,tanggal
2. Nama simpanan data : table data barang masuk
Struktur data : tanggal, plu, qty, harga
3. Nama simpanan data : table data stok barang
Struktur data : plu, jumlah_keluar, jumlah masuk
4. Nama simpanan data : table data barang keluar
Struktur data : tanggal, plu, qty,harga
5. Nama simpanan data : table data laporan penjualan
Struktur data : tanggal, no_nota,plu,harga, qty
2.4.1.6 Entitas
1. Nama entitas : service crew
Deskripsi : service crew adalah orang yang mengirim data order barang melalui staf
2. Nama entitas : staf
Deskripsi : staf adalah orang yang mengirim data pesanan barang ke suplier
3. Nama entitas : suplier
Deskripsi : supplier adalah orang yang mengirim faktur kepada pelaksana gudang
2.4.2 Perancangan Tabel
1. Tabel Supplier
Fungsi : Untuk menynimpan data Supplier
Primary Key : Kode_Supplier
Nama Field Key Type
Kode_Supplier * Text
Nama_Supplier Text
Alamat_Supplier Text
Tabel 2.11 Supplier
2. Tabel Faktur
Fungsi : Untuk menyimpan data Faktur
Primary Key : No_Faktur
Nama Field Key Type
No_Faktur * Text
Kode_Karyawan Text
Tanggal Date/Time
Kode_Admin Text
Tabel 2.12 Faktur
3. Tabel Admin
Fungsi : Untuk menyimpan data Admin
Primary Key : Kode_Admin
Nama Field Key Type
Kode_Admin * Text
Nama Text
Password Text
Status Text
Tabel 2.13 Admin
4. Tabel Barang
Fungsi : Untuk menyimpan data Barang
Primary Key : Kode_Barang
Nama Field Key Type
Kode_Barang * Text
Nama_Barang Text
Jumlah Text
Tabel 2.14 Barang
5. Tabel Barang Keluar
Fungsi : untuk menyimpan data barang keluar
Primary Key :
Nama Field Primary Key Type
No_Faktur Text
Kode_Barang Text
Jumlah_Ambil Text
Sisa Text
Tabel 2.15Barang Keluar
6. Tabel Karyawan
Fungsi : untuk menyimpan data karywan
Primary Key :
Nama Field Primary Key Type
Kode_Karyawan * Text
Nama_Karyawan Text
Bagian Text
Tabel 2.16 Karyawan
7. Tabel Barang Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data barang masuk
Primary Key : No_Masuk
Nama Field Primary Key Type
No_Masuk * Text
Tanggal_Masuk Date/Time
Kode_Supplier Text
Kode_Admin Text
Tabel 2.17Barang Masuk
8. Tabel Detail Masuk
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
Primary Key : No_Masuk
Nama Field Primary Key Type
*No_Masuk * Text
Kode_barang Text
Jumlah_masuk Text
Total_Jumlah Text
Tabel 2.18 Detail Barang Masuk
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Beberapa kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut :
1. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan Barang yang telah penulis buat dapat meminimalisir adanya kesalahan – kesalahan yang masih ada, sehingga bisa mempermudah dalam proses pengolahan data barang masuk dan keluar.
2. Dengan Sistem Informasi Persediaan Barang yang penulis buat, diharapkan dapat membantu dan mempermudah dalam mengecek data persediaan barang dan data barang tidak akan mudah hilang, dan data akan tersimpan selalu di database sistem informasi persediaan barang.
3. Dengan adanya Sistem Informasi Persediaan Barang, diharapkan dapat lebih cepat dalam proses pencarian data.
3.2 Saran
Dalam pelaksanaan tugas ini, penulis memberikan saran untuk pengembangan sistem informasi yang baru ini, diantaranya :
1. Penerapan system yang baru ini harus dilakukan perbandingan dengan system yang lama sehingga system yang baru akan terlihat kelebihannya jika dibandingkan dengan system yang lama.
2. Sistem yang dibuat penggunaanya hanya dalam satu komputer.
3. Tampilan program belum begitu formal untuk suatu perusahaan, diperlukan perubahan tampilan program.
DAFTAR PUSTAKA
Jogianto, Analisis Dan Desain, Andi,Yogyakarta, 2005
Al-Bahra bin Ladjamudin.B, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Tangerang, 2005.
Fathansyah,Basis Data Edisi Revisi, Informatika, Bandung, 2012.
Rony Setiawan.Microsoft Access 2007.Jakarta:2012
Nuriadin,S.Kom,Module Pemograman Visual II
Link Download PDF:
https://drive.google.com/open?id=0B6RNZhBuVsSuMnFSTmtnWGdJZVk
